Notion 與 Google Docs 如何分工？公司文件由散落各處到一個 single source of truth（2026）

Google Docs 本身已經很好用。字型、字級、顏色和版面的控制比 Notion 細緻，寫 proposal、合約或 brief，一份 Doc 就能完成。

當團隊開始變大，真正令人頭痛的，往往是文件寫完之後的事。

這篇文章整理 Notion 與 Google Docs 的分工：兩者各自擅長甚麼，以及如何用 Notion 把散落的文件連起來，變成團隊的 single source of truth。

Notion 和 Google Docs 有甚麼分別？

兩者的核心分別在於設計的單位。Google Docs 以「一份文件」為單位，Notion 以「一個 workspace」為單位。

Google Docs 擅長的地方

精細排版：字型、字級、顏色、頁面版面都可以細緻控制
傳統文件：proposal、合約、報告這類需要列印或匯出成固定格式的文件
即時協作：多人同時編輯、留言和建議修改，外部人士也容易上手

Notion 擅長的地方

結構化資料：用 database 管理 projects、tasks 和 meeting notes
連結 context：一個 page 可以同時連到相關文件、任務和會議紀錄
重複使用的流程：template 和 button 讓同一種結構一鍵開好

公司文件為甚麼會散落各處？

很多團隊使用 Google Workspace 一段時間之後，都會遇到同一個情況：Doc、Sheet、Slide 寫完就放進 Drive，數量愈來愈多，哪一份是最新版本沒有人肯定，團隊之間也沒有一個 single source of truth。

這並非任何人做錯了。Google Drive 的設計重點是簡單易用，資料夾加檔案的結構很直接，但它本身不負責把「這份文件屬於哪個 project、由誰跟進、下一步是甚麼」連在一起。

這一部分，正是 Notion 可以補上的位置。

Notion 如何成為團隊的 connector？4 個層次

我的做法是把 Notion 當作 connector，由一個 project page 出發，把相關的東西連在一起。可以分成 4 個層次：

層次 1：Embed，把最新文件放在眼前

把 Google Doc 或 Sheet 直接 embed 進 Notion 的 project page。團隊打開 page，就能看到這個 project 正在使用的文件，不用再在 Drive 裏逐個資料夾翻找。

Notion 官方 Embeds 與 bookmarks 說明頁面 Notion 官方 embed 指南，對應把外部文件放進 project 頁面的做法。 2026 年 10 月 2 日截圖。來源

層次 2：Structure，用 sub-page 分階段

用 sub-page 把 project 分成不同階段，例如規劃、執行、檢討。每個階段的資料放在對應位置，context 就不會混在一起。

層次 3：Connection，tasks 和 meeting notes 自動連回 project

Tasks 和 meeting notes 各自放在自己的 database，再用 relation 連到 project。在 project page 放一個按 project 篩選的 view，相關的任務和會議紀錄就會自動出現。

Notion 官方 relation 指南介紹連接兩個 database Notion 官方 relation 設定指南，對應把 tasks 和 notes 連回 project 的做法。 2026 年 10 月 2 日截圖。來源

層次 4：Template，一鍵開好重複使用的結構

把常用的 project 結構做成 template，再配合 button。下一個 project 開始時，一按就能開出同一套 page、view 和清單，不用每次由零搭建。

❌ 只用 Drive 資料夾

文件分散在不同資料夾，要逐個打開才知道哪份最新。任務和會議紀錄放在別處，與文件之間沒有連結。

✅ Notion 作為 connector

每個 project 一個 page：最新文件 embed 在頂部，相關 tasks 和 meeting notes 自動篩選出來，新 project 用 template 一鍵開好。

我自己如何分工使用 Notion 和 Google Drive？

在我自己的系統裏，兩者的角色寫得很清楚：Google Drive 是共享檔案和協作的地方，Notion 是 project 和決策的地方。

需要與別人一起編輯、或者要保留原本格式的檔案，我會放在 Drive。Project 的目標、進度、決定和相關連結，則集中在 Notion。每個 project 在 Notion 都有一個 page，連到它在 Drive 的檔案，所以我只需要記住一個入口。

這樣分工之後，我不再需要爭論「應該用 Notion 還是 Google Docs」。每樣工具只做它最擅長的事。

小練習：你的團隊有 single source of truth 嗎？

問自己三個問題：

如果同事今天問「這個 project 最新的文件在哪裏」，你能在 10 秒內回答嗎？
某個 project 的 tasks、會議紀錄和文件，是否能在同一個地方看到？
開新 project 時，你是否每次都要由零搭建同一套結構？

如果有任何一條答案令你猶豫，今天可以先做一件小事：揀一個正在進行的 project，在 Notion 開一個 page，把它最重要的 3 份 Google Docs embed 進去。這一頁就是你的第一個 connector。

常見問題（FAQ）

Notion 可以取代 Google Docs 嗎？

視乎用途。日常筆記、內部文件和 project 資料，Notion 完全可以處理。但如果文件需要精細排版、列印，或者要與習慣 Google Workspace 的外部人士協作，Google Docs 仍然更合適。我的建議是兩者配合使用，各自做最擅長的事。

Notion 可以嵌入 Google Docs 嗎？

可以。你可以把 Google Doc、Sheet 或 Slide 的連結貼進 Notion page，再選擇 embed，文件就會直接顯示在 page 內。這樣團隊在 Notion 打開 project page，就能看到相關的最新文件。

公司應該用 Notion 還是 Google Workspace？

兩者並不互相排斥。Google Workspace 負責 email、檔案和文件協作，Notion 負責把 projects、tasks、meeting notes 和文件連在一起。很多團隊的做法是保留 Google Workspace，再用 Notion 作為管理 operation 的中心。

甚麼是 single source of truth？

Single source of truth 指團隊只有一個公認的地方存放某類資料的最新版本。當每個人都知道要去哪裏找最新資料，就能減少版本混亂和重複溝通。在 Notion，這通常是每個 project 一個 page，連到所有相關的文件和任務。

讓每樣工具做最擅長的事

我第一次用 Notion 時，把它當成另一個寫文件的工具。後來才明白，它最有價值的地方，是把散落的東西連在一起。

Google Docs 負責做文件，Notion 負責真正運行整個 operation。你的公司如果用 Google Workspace，現在的 context 是怎樣整理的？

如果你想進一步了解 Notion 如何配合其他工具，可以再看 Notion 與 Claude 如何分工。