Notion Page、Database、Linked View：三個問題，揀啱資料放法

一篇介紹、一份課程筆記、一個每天打開的工作入口，都可以是一個 page。但它們日後需要怎樣更新、分類和找回，可能很不同。

我會先問：「這篇內容之後，要不要跟其他同類資料一起管理？」如果需要，再考慮 database；想在另一頁看到其中一部分，就加入 linked view。

先記住這個分工：page 承載內容，database 管理一組記錄，linked view 把已有資料帶到另一個使用位置。同一篇筆記可以在不同入口出現，每次仍然打開同一頁。

Notion Page、Database 有甚麼分別？

Database 裏的每一筆記錄，本身也是一個 page。打開後，一樣可以寫長文、放圖片和其他內容；database 額外提供共同的 properties（欄位）和管理方式。Notion 官方 database 入門

因此，文章長短可以先放到一旁。真正值得考慮的是：這些內容是否需要放在一起找、一起看、一起處理。

一篇獨立的服務介紹，用普通 page 便可以清楚呈現。若你持續寫服務案例，並且需要按服務類別或日期找回，放進 database 就開始有用途。

Page 也可以作入口，在文字說明旁邊放相關 database views。入口本身日後若也有分類管理的需要，同樣可以成為 database 裏的一頁。

三個問題，怎樣判斷是否需要 Database？

只要有一項明確的管理需要，就值得考慮 database。三個問題可以幫你把需要說清楚，毋須等到全部答「是」才開始。

問題 1：會持續新增同類記錄嗎？

每次上課留下一篇筆記、每次開會增加一份紀錄，這些內容會逐漸累積。給它們一個固定位置，之後新增時就少一個決定。

如果只是工作頁上的一段使用說明，內容固定、更新時也直接回到那一頁，普通 page 已經可以夠用。

我會先看這份內容的用途，再看它將來是否會變成一組需要管理的記錄。

問題 2：需要按共同欄位找回和處理嗎？

當你有時按主題找筆記，有時按日期回顧學習，database 的 properties 就有用了。日期可以用 Date，主題可用 Multi-select，讓同一篇筆記保留多個主題。Notion 官方 properties 說明

沿固定層級整理時，你可能把一篇 AI 課程筆記放在「課程」之下。用 database 管理，就可以另外記錄主題是 AI；日後從日期或主題出發，都能找到它。

每多一個 property，就多一個要填寫和維護的位置。我會由真正用來分類、篩選和回顧的欄位開始，其他有需要再加。

問題 3：需要連到另一組有自己內容的記錄嗎？

例如一份會議紀錄需要連到某個 project，而 project 本身另有目標、進度和說明。這時可以用 relation（關聯欄位）保存兩者的連結。Notion 官方 relation 說明

如果你目前只需要用「AI」作分類標籤，先用一個主題欄位便可以開始。等到每個主題都需要自己的頁面內容和管理方式，再考慮額外的 database。

需要把 project 和 tasks 連起來時，可以接着看 Relation 配合 Database Template 的設定教學。這裏先把資料放法決定好。

決定用 Database 後，要另外開一個嗎？

可以先檢查原有 database 能否容納這類資料。來源不同的內容，如果用途和管理方式相近，往往可以放在一起。

例如來自文章、影片和課堂的筆記，都可能需要按主題找回。若你每次都會用相同幾個欄位整理，先共用一個筆記 database，會比按來源分開幾份更容易一起回顧。

任務和日記的需要則可能不同：一份追蹤行動及完成狀態，另一份記錄生活和感受。分開管理，可以讓各自的欄位維持簡單。

資料的分享對象也值得一起考慮。私人筆記和需要交給客戶的資料，先釐清權限安排，再決定是否共用來源。

Linked View 和 Data Source 怎樣理解？

Linked view 可以理解為望進已有資料的一個窗口。你在首頁看最近的筆記，在 AI 學習頁只看 AI 相關筆記，兩個窗口仍然使用同一組記錄。

Notion 現在會用 data source（資料來源）稱呼 database 裏的一組頁面。每個 database 至少有一個 data source，也可以連結其他來源。初次設定時，先用一個來源已經足夠。Notion 官方 data sources 說明

把資料連到另一頁時，分清楚兩件事就可以：

• 資料本身：筆記的名稱、日期、主題和正文，由不同窗口打開都是同一份。
• 窗口的設定：各個 view 可以有自己的 layout、filter、sort 和顯示欄位。Notion 官方 view settings 說明

因此，首頁用 list，主題頁用 table，可以各自配合閱讀需要。日後改筆記內容，也毋須逐頁找副本更新。

怎樣用三個欄位，將同一份筆記放進兩頁？

下面用一個教學用的「筆記」database 示範。欄位名稱和頁面都是示例，你可以沿用自己已有的筆記來源。

步驟 1：保留最少需要的欄位

先準備三個欄位：

• 名稱：筆記的標題。
• 記錄日期：Date，用來排列先後。
• 主題：Multi-select，用來找回相關筆記。

筆記正文放進每筆記錄的 page 內。這個例子只需要按日期和主題查找，所以暫時保留這三項。

步驟 2：在「學習首頁」加入第一個窗口

在頁面的空白位置輸入 /linked，選擇 Linked view of data source，搜尋並選取剛才的「筆記」來源。這是官方文件列出的建立方式；中文介面的選項名稱可能不同。Notion 官方 linked view 操作步驟

把這個 view 命名為「全部筆記」，layout 選 List，按「記錄日期」由新到舊排序，先不設 filter。打開學習首頁，就能由最近記下的內容開始看。

步驟 3：在「AI 學習頁」加入第二個窗口

再用同一方法連到「筆記」來源，把 view 命名為「AI 筆記」。這次 layout 選 Table，filter 設為「主題包含 AI」，並顯示名稱和記錄日期。

兩個入口現在各有用途：學習首頁方便回看全部筆記，AI 學習頁集中呈現一個主題。AI 筆記只建立一次。

步驟 4：確認兩邊指向同一筆記錄

在來源 database 加入一篇「測試筆記」，日期填今天，主題選 AI。確認它同時出現在兩頁，再從 AI 學習頁修改它的名稱。

回到學習首頁，查看名稱是否一起更新。然後在這篇測試筆記移除 AI 標籤：它會離開「AI 筆記」view，但仍應留在沒有 filter 的「全部筆記」內。

這樣便測到兩個不同結果：內容修改會更新同一筆資料，filter 則決定資料在哪個窗口出現。

在 Linked View 編輯或刪除，會影響原本資料嗎？

會。Linked view 使用原來的記錄，修改 page 內容或 property 值，會反映到來源；view 的篩選、排序和分組設定則可以獨立處理。Notion 官方 linked data source 編輯說明

刪除前，先看清楚選中的對象：

• 刪除一個 view：移除那個查看方式。
• 從目前 database 移除一個 linked data source：解除這裏的連結，來源仍然保留。
• 刪除 view 裏的一筆記錄：那個 page 會被移到 Trash，其他窗口也會受影響。

來源本身和連結入口有不同操作。尤其在 Manage data sources，來源的 Move to Trash 和 Linked 下的移除連結，要分清楚。Notion 官方來源管理；頁面刪除及還原說明

如果只是想暫時少看一些內容，可以調整 filter。遇到某篇筆記突然看不到，也先回到來源查看，再檢查篩選條件。

把有 Linked View 的 Page 分享出去，要檢查甚麼？

要同時檢查入口頁和來源資料的權限。對方能打開你的學習首頁，未必代表能讀取裏面的筆記；linked view 會遵守來源的存取權限。

Filter 只負責挑選畫面上的記錄，限制誰能看哪些資料，需要設定分享權限。需要逐筆控制時，可查閱 Notion 的 page-level access；截至 2026 年 10 月，官方列為 Business 和 Enterprise 方案功能。Notion 官方分享及頁面權限說明

分享私人或客戶資料前，用接收者的實際權限核對能打開哪些頁面。不要只憑自己畫面上看到的篩選結果，判斷對方的可見範圍。

小練習：為一份內容選好位置和入口

挑一份你最近常要找回的內容，完成下面三句：

1. 「它會跟＿＿這類記錄一起管理，所以我先用＿＿保存。」
2. 「我會按＿＿找回它，所以目前需要＿＿這個欄位。」
3. 「當我打開＿＿頁面時需要看到它，所以會在這裏放＿＿。」

如果你的答案是獨立 page，先把內容放好就可以。若答案是 database 加 linked view，用一篇測試筆記走一次「建立、找回、修改」，確認兩個入口讀到同一份資料。

常見問題（FAQ）

先讓一份常用內容有固定位置，再給它一個容易找到的入口。等你確定每天需要看甚麼，再參考 Notion 首頁設計，慢慢安排自己的常用頁面。