Notion Calendar 教學：整合多個日曆，用 Do Date 為任務留時間

Notion Calendar 可以把這些安排放在同一個時間表。固定會議佔了哪一段、今天想做的 task 需要多久、私人行程前還剩多少空間，都可以一起看。

如果你已經用 Notion 管理 tasks，可以先試一個小範圍：連接常用的 calendars 和一個 task database，再替今天最想推進的一件事留時間。

簡短答案：Notion Calendar 可以集中顯示多個日曆帳戶，以及有日期 property 的 Notion database。用 Do Date 安排執行時間、Due Date 保存交付期限，便能在調整日程時保留 deadline。Notion tasks 仍然留在原本的 database，加入這個畫面後，不會自動變成 Google Calendar events。

Notion Calendar 可以怎樣把行程和 tasks 放在一起？

可以把它理解成每天安排時間的共同畫面。Google Calendar 提供會議和行程，Notion database 提供 tasks；兩者一起顯示，就能對照今天的時間和工作量。

Notion 官方入門指南 說明，連接 calendar accounts 和 Notion database 後，有日期的項目就能出現在日曆裏。對於集中查看和排期這個用途，毋須另外建立一套 automation 去複製資料。

例如，以下是一個示意安排：上午已有會議，下午還要外出，而 task list 裏有一份待修改的簡報。把這些資料放在一起，才容易看清楚簡報適合安排在哪一段時間。

原本的 task list 回答「有甚麼要做」，時間表再補上一個問題：「今天哪一段時間可以做？」

Do Date 和 Due Date 有甚麼分別？

Do Date 記錄你打算何時動手，Due Date 記錄需要何時交付。把這兩個用途分開，改期時就能清楚知道自己在改哪一個承諾。

以下是示意例子，並非我的私人日程或實際 task：

• Task：修改簡報初稿。
• Do Date：星期二 10:00 至 11:00。
• Due Date：星期五 17:00。

如果星期二臨時有其他安排，可以把 Do Date 移到星期三。Due Date 繼續保留星期五，提醒自己交付時間未變。

這裏的 Do Date 和 Due Date 是兩個自行命名、各自獨立的 Date property。若你現有的 template 已用 formula 或 automation 連動日期，先確認那個邏輯，再採用這個安排。

另一點也很實際：Due Date 只需在真的有期限時填寫。未決定何時做的 task，可以先讓 Do Date 留空，之後再逐項排期。

Notion Calendar 教學：怎樣連接帳戶和 task database？

第一次設定可以在電腦版或網頁版完成。先接好日曆帳戶，再接 Notion workspace 和 task database；官方目前要求在電腦版或網頁版新增 database。

步驟 1：加入工作和私人 calendar accounts

打開 Notion Calendar 的 Settings，在 Calendar accounts 選 Add calendar account，再依畫面連接需要的帳戶。若工作與私人行程分別使用兩個 Google accounts，就分別加入。

連接後，左側會按帳戶列出 calendars。先保留今天需要參考的日曆，暫時不需要看的可以隱藏。選單位置和帳戶管理方式可參考官方日曆設定說明。

這一步先處理固定行程。之後排 tasks 時，就有一個清楚的時間底圖。

步驟 2：連接 Notion workspace

在 Settings 的 Notion workspaces 選 Add Notion workspace，按畫面完成授權，再加入要使用的 task database。

新增 database 的另一個入口在 Notion：打開 database 的 view 選單，選 Manage in Notion Calendar。若 database 有多個日期 property，就選擇用來排期的那一個。

這個教學會用 Do Date。官方的Notion Calendar 與 database 連接說明 也列明，查看 database 至少需要 Can view 權限；要從 Calendar 編輯 tasks，則需要至少 Can edit content。

步驟 3：把主要日期設成 Do Date

在 Notion Calendar 左側點選 task database，打開 list panel。按面板頂部的調整圖示，透過 Change primary properties，把主要日期設為 Do Date。

之後拖動這個 view 裏的 task，就會調整用來排期的日期。開始大量安排之前，可以先用一個測試 task 改時間，再回到 Notion 核對 Do Date 和 Due Date，確認選中了正確欄位。

第一次只接一個 task database 已經足夠。先確認日期和權限，再慢慢加入其他需要的資料。

怎樣把未排期的 tasks 拖進時間表？

用 list panel 找出未安排日期、仍未完成的項目，再替它們設定開始和結束時間。這樣，一項 task 便會在日曆上佔據一段看得見的時間。

在 task database 的 list panel：

1. 用 Date filter 篩選尚未設定日期的 tasks。
2. 配合 Status filter，只看仍需要處理的項目。
3. 選一項 task，拖進日曆上合適的時段。
4. 在右側面板核對日期、開始時間和結束時間。

官方 database 操作說明 確認，這些 filter 和拖拉排期都可以在 Notion Calendar 內完成，修改亦會反映在原本的 Notion database。

只有日期、沒有指定時間的項目，會顯示在日曆頂部的全天位置。若想用 time blocking 為 task 留時間，就需要設定開始和結束時間，這一點也見於官方 task tracker 指南。

留多久，可以先用一個可完成的動作估算

「處理簡報」的範圍可能太大。示意寫法可以改成「修改簡報第 1 至 5 頁」，再按自己對工作的了解留時間。

如果 task 橫跨幾天，可以先把它拆成幾個有明確成果的 tasks，例如整理資料、完成初稿、覆核內容。每一段時間都能對應一個下一步，也較容易看出哪部分需要改期。

時間表留一點空間也有幫助。會議後整理筆記、轉換工作，以及臨時出現的小事，都會用到時間；畫面上每一格都排滿，實際執行時就很難調整。

臨時改期時，怎樣保留原本的 deadline？

確認 task 使用 Do Date 排期後，可以把它拖到另一個時段。Calendar 會更新 Notion 裏相應的日期；獨立保存的 Due Date 則繼續用來核對交付期限。

改期時可以順手問兩個問題：新的時段能否放下這項工作？距離 Due Date 還有沒有足夠時間覆核？

如果答案不確定，可以把 task 縮小，或重新安排今天的優先次序。這個畫面的用途，是讓取捨變得具體。

另外，若 Calendar 裏的日期來自 Formula、Created time 或 Last edited time，官方說明這些日期只供讀取。需要直接拖拉排期的話，使用可編輯的 Date property 會較合適。

私人行程怎樣在工作日曆留位，又不公開內容？

對於已在私人 calendar 的 event，可以用 Block on calendar，在工作 calendar 建立一個 Busy 時段。選 Show as busy，就能保留私人 event 的詳情。

電腦版或網頁版的操作是：

1. 右鍵點選私人 calendar 裏的 event。
2. 選 Block on calendar，再選工作 calendar。
3. 選 This event，先處理這一個行程。
4. 選 Show as busy。

Notion 官方 blocking 說明 也提供整個 calendar 自動留位的選項。第一次使用時，可以先用單一 event，確認工作 calendar 顯示的內容符合預期，再決定是否套用到以後的行程。

要檢查結果，可以暫時隱藏私人 calendar，只看工作 calendar 上建立的 block。Show as busy 控制的是這個 block 分享的內容；原有日曆的分享權限，仍要按自己的設定另外檢查。

這裏示範的是日曆 event 的跨 calendar 留位。Notion task 在自己畫面上佔了一小時，也仍然需要分清楚它保存在哪裏。

顯示在 Notion Calendar，會同步到 Google Calendar 嗎？

Notion database 項目可以在 Notion Calendar 顯示和管理，但加入後不會自動成為 Google Calendar event。官方說明 明確指出，這些 database 項目目前只在 Notion Calendar 顯示，並不會因此出現在 Google 或 iCloud calendar。

可以分開理解這三件事：

• Google Calendar event：來自已連接的 Google calendar。
• Notion task：來自 Notion database，日期修改會回到那個 database。
• 跨 calendar 的 Busy block：透過 blocking 功能建立在指定 calendar 上的留位。

因此，如果目的是自己集中查看行程和 tasks，本文的設定已經能處理。如果希望只使用 Google Calendar 的同事也看到某個工作時段，需要確認那段時間確實存在於他們查看的 calendar。

我在AI 工具分工的文章 提過 Notion Calendar 在日程安排上的角色。到實際使用時，知道每項資料保存在哪裏，就能避免把同一個畫面誤當成所有工具都已經互相同步。

小練習：替明天的一項 task 留時間

先選一項明天想推進、範圍清楚的 task，完成以下幾步：

1. 確認 Due Date 是否真的有交付期限，有就保留。
2. 在 Notion Calendar 看一遍明天已經確定的行程。
3. 為 task 設定 Do Date 的開始和結束時間。
4. 回到 Notion，核對兩個日期欄位。

到明天做完，再看看原本估計的時間是否合適。這個小測試足以讓你知道：日期選對了沒有，工作範圍是否清楚，以及一天還需要預留多少空間。

常見問題（FAQ）

今天先替一件事留一段時間，看看那個位置是否真的放得下。日程開始清楚後，也可以把同一份 task database 的日常入口整理好，做法見Notion 首頁設計教學。

尚未使用的話，可以到Notion Calendar 官方下載頁，先由一個 calendar 和一個 task database 開始。