Notion 培訓：香港團隊怎樣由個人筆記走到共同協作（2026）

為香港團隊安排 Notion 培訓，先想清楚離場後希望大家能完成甚麼。若目標是共同管理項目，課程就需要同時處理共用資料、個人工作習慣及結構維護責任。

這篇借用 Matthias Frank 的 Four Circles of Notion Autonomy，整理團隊如何分配使用和設計的自主權，再結合我已公開的企業培訓案例，說明工作坊可以怎樣安排。

在香港安排 Notion 培訓工作坊，先問哪些問題？

先問參加者程度、最想改善的流程，以及培訓後的第一個使用情境。這三項資料有助決定課程深度和練習內容。

• 使用起點：大家能否建立頁面、database 和 view？
• 團隊用途：是整理會議跟進、項目進度，還是內部知識？
• 參加者角色：誰負責設計，誰日常更新，誰主要查看？
• 設備與帳戶：能否登入、複製練習內容，相關功能是否可用？
• 課後承接：誰整理問題，何時核對日常使用情況？

可以先收集一個去除私人資料的流程示例。若同事程度差異較大，安排共同基礎及延伸練習，也會比假設所有人已懂操作更容易跟上。

團隊 Workflow 為甚麼需要共用 Database？

同一類需要跨人協作的資料，應有一個大家認得的正式來源。例如 Tasks 保存任務，Projects 保存項目；不同角色再從同一份資料建立適合自己的 views。

假設項目負責人以 board 看進度，同事以「My Tasks」看自己的工作，管理者以 table 看需要跟進的項目。這些是教學示例，它們可以各有版面，同時更新相同的來源紀錄。

如果每個人各自建立一份 task 清單，同一項工作的日期和狀態就容易出現不同版本。團隊需要先決定資料保存的位置、更新責任和欄位意思，再討論個人想怎樣閱讀。

共用來源也要配合權限。不同角色可查看的資料範圍，仍應按工作需要設定；「共用」不代表所有成員都能讀取全部公司資料。

Four Circles of Notion Autonomy 怎樣平衡共同需要與個人彈性？

Matthias Frank 的框架把自主權分成四層：共用核心、預設入口、個人呈現，以及專屬流程。越往外，設計空間越大；內層則維持團隊共同運作所需的結構。

我曾在他的課程讀到這個框架，也在 Threads 分享過。以下整理四層的分工；公開背景可參考原作者的 Notion For Teams 課程。

Circle 1：Central Databases

主要用途：Tasks、Projects 等正式資料來源。

自主權的範圍：成員按權限更新紀錄；指定負責人維護結構。

Circle 2：Pre-built Dashboards

主要用途：預先安排的團隊或個人工作入口。

自主權的範圍：成員依既定入口工作，共用版面維持一致。

Circle 3：Custom Dashboards

主要用途：進階用家自訂 views 及閱讀方式。

自主權的範圍：使用原有共用資料，按個人需要呈現。

Circle 4：Team-specific Workflows

主要用途：有獨特需要的團隊流程。

自主權的範圍：經確認後建立專屬結構，交代與共用系統的關係。

這四層提供的是工作方式的分工。一般成員可以先掌握資料更新及預設入口；想自訂呈現的人再學 views；負責設計專屬流程的人則需要理解資料結構及交接責任。

例如，市場部希望按內容製作階段看工作，可以先評估 Circle 3 的 view 是否足夠。若流程有獨立的資料類型、欄位及交付要求，再討論 Circle 4 的需要。

Notion Admin 在團隊裏需要負責甚麼？

團隊需要有人維護共用結構，並協助整理個人需求。本文的 Notion Admin 指這位系統維護負責人；正式的 workspace owner 或 membership admin 角色，則要按所需帳戶管理功能另行分配。

這個角色可以承接幾件持續的工作：

• 維護核心 databases 的欄位、狀態定義、關聯及預設 templates。
• 整理共用 dashboard 的入口，讓成員能找到與自己有關的工作。
• 記錄結構修改的原因，評估對既有紀錄和其他 views 的影響。
• 協助判斷新需求屬於個人呈現，還是需要新的團隊流程。
• 提供簡單使用指引，並安排另一位同事能承接維護工作。

資料更新與結構修改可以分開授權。Notion 的 Can edit content 權限允許成員新增及編輯 database 紀錄和欄位值，同時限制更改 database 結構、properties、views、sorts 及 filters。可參考 Notion 官方權限說明，再按實際頁面、繼承權限及分享路徑核對。

負責維護共用系統，也可以同時保留個人的自訂空間。想改版面時，先從 Circle 3 的個人 dashboard 開始；要改核心欄位時，再由負責人與使用者一起確認。

一場團隊培訓可以怎樣設計？

可以按角色分層安排：一般成員學更新資料和使用共用入口，進階用家學在同一來源上自訂 views，Notion Admin 則學結構、權限及維護。以下四個環節可以串連一個共同流程，並按參加者角色調整操作深度。

步驟 1：用一句話寫清楚用途

例如「每次項目會議後，知道誰負責哪個跟進，以及何時完成」。這是工作坊示例，可按團隊實際情況更換。

步驟 2：建立支持用途的核心資料

先由維護負責人與團隊確認每一列代表甚麼，以及需要哪些 properties。一般成員練習在共用來源新增和更新紀錄；進階用家再學結構與關聯，操作細節可參考現有 Relation 教學。

步驟 3：用 View 回答日常問題

同一份 database 可以有不同 views。先示範 Circle 2 的共用入口，再讓 Circle 3 用家了解怎樣自訂呈現，並確認仍然連到相同資料來源。

截圖來自 Notion 官方 Database views 說明，用作課程設計的功能參考。

步驟 4：用一個完整情境測試

讓參加者建立示例任務、更新狀態，再由另一位同事查看結果。練習可以包括「找出需要跟進的項目」及「辨認資料由誰更新」，測試共同理解是否清楚。

企業 Notion AI 培訓案例帶來甚麼參考？

公開案例中的做法，是讓參加者沿同一套建構方法建立自己的工作系統雛形，再以內部 Champion 的情境連接日常用途。案例結果只代表該次交付。

2026 年 7 月至 8 月，我與 Notion 新加坡團隊合作，為一間員工超過一萬人的企業交付三場現場培訓，累計超過 100 位參加者。課程包含基礎、AI 環節及內部 Champion 分享；參加者完成有清楚用途、核心 database、views 和使用指南的雛形。

畫面來自公開案例文字，沒有展示企業內部資料或私人 workbook。

這個案例支持的是培訓設計與交付經驗。未有量度的工時節省、長期採用率或投資回報，本文不作推算。

Notion AI 應該放在課程哪個位置？

先讓大家理解資料和流程，再加入一個用途清楚的 AI 練習。參加者需要知道輸入來源、預期輸出，以及由誰檢查結果。

例如可以練習從示例會議內容整理待確認的跟進項目，並逐項核對負責人和日期。這是課程建議，實際使用前要確認帳戶功能及團隊資料政策。AI 功能與方案可能更新，安排課程時可查閱 Notion 官方 AI 說明。

培訓之後，怎樣讓團隊開始使用？

留下清楚的入口、更新規則和問題收集方式，讓同事能把課堂練習接到實際工作。指定 Notion Admin 或維護負責人承接結構問題，其他成員就可以集中處理自己的工作。

小練習：寫一個工作坊成果句子

用「參加者離場時，能夠……」完成一句話。選一件可以現場示範和核對的工作，再列出完成它需要的知識。這會成為討論課程範圍的起點。

常見問題（FAQ）

先選一個大家會共同使用的流程，課程就有清楚方向。想看完整背景，可以閱讀 企業 Notion AI 培訓案例。