Notion AI 工作流程：用 ecosystem map 分清記錄、執行與交付（2026）

Notion AI 工作流程，要先想清楚每個工具負責甚麼，以及工作完成後，資料會回到哪裏。

我最近在 Threads 分享了自己的 AI ecosystem map，也談到如何把 Notion 當成 system of record。畫完地圖，工具之間的分工更容易看清楚：Notion 保存 context 和最後決定，AI 執行中間步驟，AgentOS 管理本機製作，Google Drive 負責共享與協作。我留在流程裏，決定方向、檢查成果和批准重要改動。

這篇文章把那張地圖拆開說明，沿着一次工作的開始、製作、檢查和 Handoff，看看資訊怎樣回到下一次工作可以找到的位置。

我的 Notion AI 工作流程地圖包含甚麼？

這張 ecosystem map 以 Notion 為記錄中心，把執行、製作、協作和發布工具連起來。連線還標示日常讀取、需要批准的寫入，以及只讀的外部同步，讓「誰可以做甚麼」跟工具分工一起呈現。

圖為我的 Notion 頁面所嵌入的原始 HTML，下載工作副本後以 Chrome 淺色模式渲染，保留完整地圖與說明欄。點選圖片可查看原尺寸。地圖最後更新於 2026 年 10 月 1 日，部分本機路徑及批准規則其後已有調整；本文按現行分工說明。

圖中的 Claude Code 是當時使用的 agent 執行工具。相同分工也可以由其他具備所需連接與檔案操作能力的工具承接，例如我現在也用 Codex 處理本地工作。AgentOS 則是我的本地 workspace 名稱，讀者可以用自己的項目資料夾承接這一層。

左右滑動查看完整表格。

工作層	我的工具	主要責任
記錄與決策	Notion，Roy OS	保存目標、projects、tasks、notes、規則和正式決定
Notion 內的日常工作	Notion AI	按 workspace 的 context 和適用 skills，處理寫作、捕捉和整理
Agent 執行	Claude Code、Codex	讀取所需 context，研究、製作和驗證成果
本地製作	AgentOS	保存原始檔、工作副本、code、數據及生成的交付物
共享與協作	Google Drive	承接原生 Docs、Sheets、Slides 及已批准的共享檔案
版本與發布	GitHub、網站或社交平台	保存 code 歷史，或呈現正式發布的成果
判斷與批准	我	決定方向、核對內容，以及確認有影響的寫入與交付

Notion 作為 system of record，應該保存甚麼？

System of record 可以理解為某類資訊的正式記錄來源。在我的工作流程裏，Notion 保存「做甚麼、為甚麼做、最後決定了甚麼」，讓下一次工作有可讀取的背景。

我會把項目目標、會議紀錄、工作規則、重要決定和已確認的結論留在 Notion。大型素材、code 和製作中的檔案，則留在所屬的製作或協作位置。Notion 可以記下連結、路徑和摘要，幫助我找到那份成果。

原圖的 Source of Truth 分頁節錄。重點是按資訊類型指定權威來源，避免同一份資料同時有兩個可編輯的正式版本。

例如，一次會議確認的方向留在 Notion；根據方向製作的本地文件留在 AgentOS；供團隊共同編輯的 Google Doc 以 Drive 原生檔為準。三者透過連結和摘要接起來，每次開始工作都知道應該讀哪一份。

這也需要持續整理。舊決定要標明已被取代，交付物連結要有效，AI 才能取得你希望它沿用的 context。

一次工作如何由 Notion 走到完成，再回到記錄？

我的做法可以用「讀取、製作、驗證、Handoff」四個步驟理解。每一步都要有明確輸入和輸出，完成的工作才容易被下一次使用。

步驟 1：讀取指定的 context

先說明目標、預期輸出和完成標準，再讓 AI 讀取相關 project、notes 或 SOP。只載入這次工作需要的頁面，比一次塞入整個 workspace 更容易核對。

若要讓外部 AI 工具連接 Notion，可以使用支援的連接方式。Notion MCP 提供按權限存取 workspace 的讀寫工具，設定方法可看 Notion MCP 教學，產品能力以 Notion 官方指南為準。

步驟 2：在所屬位置製作成果

需要處理檔案、code 或數據的工作，就在本地項目裏進行。保留原始檔，使用工作副本；把製作過程和交付物放到相同項目下，讓來源與成果可以追溯。

如果工作本身是共同編輯一份 Google Doc，則以那份原生文件為準。工具分工跟隨實際工作，毋須把每項任務都搬到本機。

步驟 3：按成果類型驗證

完成製作後，檢查文章有沒有來源支持、文件版面有沒有出錯、數據能否重跑，或網站在桌面和手機是否正常顯示。AI 說「完成」，仍然需要有可以檢查的成果和證據。

步驟 4：把結論和成果位置交回記錄層

Handoff 保存這次工作值得沿用的結果：完成了甚麼、哪份是正式成果、做過哪些檢查，以及還有哪些待確認事項。按已授權範圍記回 Notion，下一次便能從這個位置繼續。

原圖的 Handoff 流程狀態。圖中虛線表示需要批准的寫入；實際執行時，會按當前任務及已確認的授權範圍處理。

如果把這次博客製作套進流程，就是讀取原帖與地圖、撰寫文章和擷取真實畫面、檢查網站，再留下發布結果與文章位置。工作完成後，下一次更新文章就有來源可以接續。

換 AI 工具時，哪些東西可以延續？

已整理的 notes、project context、規則和正式檔案，可以在原本的位置繼續累積。新的 AI 工具在取得適當授權後，便能從相同來源開始工作。

不過，不同服務的聊天記憶、設定、skills 和工具能力，需要分別處理。讀到同一個 Notion workspace，也需要檢查新工具是否理解內容，以及能否完成指定動作。

背景各自留在聊天裏

每次轉工具，都要找回舊對話、整理背景，再核對哪個決定仍然有效。

背景有固定記錄位置

項目背景和正式決定留在 Notion，成果留在所屬位置。新工具按任務讀取來源，再核對理解與輸出。

清楚的來源能降低搬遷背景的成本，備份、權限和定期檢查仍然需要自己管理。這份地圖表達的是我的工作分工，並沒有讓所有工具自動同步。

Notion HTML block 怎樣幫我展示這套系統？

HTML block 讓這張地圖可以切換流程、點選節點，以及查看角色與規則。讀者可以先看全貌，再集中理解一次 Handoff，系統想法便有了可以操作的展示方式。

我在原帖分享，這份地圖是由 Claude 生成 HTML，再放進 Notion。原始檔把 HTML、CSS 和 JavaScript 放在同一份文件裏，節點、流程和說明都寫在檔案中。今次核對原始碼，也確認了這些互動的實際行為。

Notion 3.6 官方發布說明亦介紹了 interactive HTML blocks，並舉出計算器、測驗和組織圖等例子。我的地圖則用它來展示工具分工。

這張圖的切換和節點說明在 HTML 內運作，沒有自動讀取我的 Notion databases，也沒有按一下就執行發布或上載。工作流程改變時，圖裏的文字仍需要更新。要分享自己的版本，先檢查圖中有沒有私人資料、內部連結或不適合公開的細節。

小練習：替一項重複工作畫出完整路線

先選一項你經常做的工作，例如把會議紀錄變成下一步行動。寫出它的資料來源、執行位置、正式成果和交接方式，再畫四個方格接起來。

背景資料和已確認的決定放在哪裏？
哪個工具負責製作，需要讀取哪些內容？
完成後用甚麼檢查判斷是否合格？
哪份是正式成果，結論和位置要記回哪裏？

最後在需要人作判斷或批准的地方加一個標記。這樣就有一張可以用來檢查 workflow 的簡單地圖，之後再決定是否需要做成 HTML block。

常見問題（FAQ）

Notion 作為 system of record 是甚麼意思？

在這套工作流程裏，Notion 是項目背景、規則與正式決定的記錄來源。檔案、code 和共享文件則各有指定位置，Notion 用摘要、連結或路徑把它們接起來。

Notion AI 工作流程一定要用 Claude Code 嗎？

可以按任務選擇具備所需能力的 AI 工具。更換工具時，仍要確認連接權限、可讀取的來源、檔案操作能力，以及輸出是否符合完成標準。

這張 Notion HTML block 地圖會自動更新 database 嗎？

這份地圖的資料寫在 HTML 裏，點選節點或切換流程只改變畫面。它沒有自動讀取或更新 Notion databases，工作分工改變後要更新地圖內容。

把 context 留在 Notion，就不用重新交代背景嗎？

你可以減少重複搬運背景資料，但每次仍要指明任務、相關來源和預期輸出。AI 是否讀到正確頁面、理解最新決定，也需要核對。

Notion、AgentOS 和 Google Drive 怎樣分工？

我的 Notion 保存項目 context 和正式決定，AgentOS 保存本地製作檔案，Google Drive 承接原生協作文件及已批准的共享成果。每類資訊指定一個權威來源，再用連結和摘要接起來。

讓每次工作都有可以接續的位置

我畫這張地圖，是希望自己清楚知道每個工具負責哪一段，以及完成後該把成果放回哪裏。方向、資料來源和 Handoff 清楚了，加入新工具時就有判斷的依據。

可以先從一項每星期都會做的工作開始，把它的完整路線畫出來。想進一步理解記錄與執行的配合，可以看 Notion 與 Claude 如何分工。