Roy Pun企業 AI 轉型：用 Notion 連接公司知識、團隊流程與 AI（2026）
同事懂得用 AI 起草，公司累積的文件、指引和工作經驗，又怎樣進入同一套日常流程？先接起資料、工作方法和覆核責任，團隊才有共同起點。
企業 AI 轉型，可以先從一個很實際的問題開始：同事接到工作後，是否知道去哪裏找資料、沿用哪份指引，以及由誰確認結果？
文件保存在 Google Drive，不代表新同事已經知道去哪裏找。當工作指引、項目資料和常用 link 分別放在不同位置，開始一項工作之前，往往還要先找人問路。
公司首頁可以按工作情境分區：第一天要做甚麼、常用 workflow 怎樣走、核心文件在哪裏，以及遇到問題找誰。入口連回 Google Drive 的原始文件，讓每個區域只放完成下一步需要的資訊。
Company AIOS 模板首頁：由使用指引及公司方向開始。方括號內容是供團隊填寫的 placeholders。
公司知識有清楚入口，工作方法有人維護，同事和 AI 才有共同的資料基礎。
企業 AI 轉型，Company AIOS 圖表說明了甚麼？
這張圖把分散的資料、共用工作結構和預期成果連起來。每個環節都需要有人使用和維護，圖中的預期成果才有機會在日常工作中出現。
Company AIOS 把資料、共同入口及日常做法連起來。14 天是啟動與試用節奏；成果取決於資料維護、團隊採用及實際工作情境。
由左至右，可以沿着四個環節閱讀：
- 文件、訊息、會議紀錄和個人 AI 對話，分別保存了工作的一部分背景。
- 項目、知識、人員、聯絡人、會議和活動有共用結構，讓相關資料可以連在一起。
- 公司首頁提供共同入口，情境 views、範本和指引，讓同事知道下一步怎樣做。
- 使用及更新持續發生，才有機會改善協作、資料搜尋、知識交接、管理和 AI 成果重用。
模板的 Board view 以 Sample Project 示範項目狀態。它示範共同查看進度的入口，實際責任與更新安排仍需要團隊約定。
中間最需要留意的是使用習慣。例如會議紀錄有了共用位置，還要有人確認 action items、指定負責人，並在下一次工作時查看。資料保存到系統後，仍然需要走完這段流程。
這些安排怎樣帶來工作上的改變？
當團隊有可信的共同資料、清楚的使用方法，以及定期檢視的安排，同事便較容易沿用公司知識完成工作，AI 也有較完整的背景可以參考。
以下把圖表中的安排、預期改變和觀察方法放在一起，方便試用後逐項檢視。這些仍是需要驗證的工作假設。
左右滑動查看完整表格。
| 安排 | 預期改變 | 如何觀察 | 成立條件 |
|---|---|---|---|
| 公司首頁連到原始文件 | 同事知道從哪裏開始找資料 | 找到指定文件所需時間 | 連結有效，名稱和用途清楚 |
| 項目有負責人、進度和下一步 | 團隊能掌握正在進行的工作 | 會議前仍需補問哪些資料 | 成員在約定時間更新狀態 |
| 指引有 owner 和更新紀錄 | 經驗能被下一位同事沿用 | 能否按指引完成指定工作 | 內容仍適用，問題有人處理 |
| 共用 AI 背景與 Skills | 重複工作可以沿用同一做法 | 覆核後可用的成果及修改原因 | 來源可信，輸出標準清楚 |
這些條件也幫助找出問題所在。如果同事仍然找不到文件，可以先檢查入口和命名；如果 AI 草稿反覆出錯，可以檢查來源、指令及覆核標準。每次檢視都回到具體工作。
個人使用 AI，怎樣逐步連到公司的工作？
Notion 的 AI Transformation Model 提供四個層次，方便團隊討論 AI 正在參與哪種工作。它是一個定位框架，各項工作可以處於不同層次，毋須同步升級。
四層階梯參考 Notion 官方 AI Transformation Model，各層次可並存，按工作需要逐步發展。
Level 1：AI as a Thought Partner
個人向 AI 提問、整理想法或起草內容。這個層次的工作由使用者發起，公司資料通常要由同事提供。
Level 2：AI as an Assistant
AI 在獲授權的範圍內參考公司背景，協助完成特定任務。開始評估這個層次時，可以先看同事能否找到正確指引，以及草稿是否保留來源供核對。
Level 3：AI as Teammates
團隊讓 agents 處理重複流程，同時保留監察和人工檢查。需要先寫清輸入、輸出、執行條件，以及遇到例外時由誰接手。
Level 4：AI as the System
多個 agents 參與公司的核心流程，需要更完整的治理、監察及維護安排。這是長期發展方向，設計時要連同跨流程責任和重要決定的批准方式一起考慮。
Company AIOS 的起點是共用資料、使用指引和團隊採用基礎。更高層次的 agents、跨工具整合與治理，需要按工作需要另行設計。
為甚麼公司知識需要 owner 和原始來源？
同事和 AI 都需要判斷一份指引是否仍然適用。記錄 owner、更新時間及原始來源，讓團隊知道問題可以交給誰，也方便核對答案。
公司首頁上的每條 link，可以加上一句用途說明，並標示負責更新內容的人。新同事便能判斷應該打開哪一份文件，遇到問題也知道找誰。
Notion 的 Wikis 與 verified pages 提供頁面擁有人及驗證相關功能。實際使用時，仍要有人負責檢視內容；AI 回答亦需要沿來源核對。功能是否可用及其限制，以官方文件和工作空間設定為準。
團隊共用 Skills，怎樣讓經驗可以重用？
Skills 可以把重複工作的指令整理成可重用的方法。值得保存的內容包括何時使用、要讀甚麼資料、輸出格式，以及交付前要檢查甚麼。
個人 prompts 和 AI workflow 容易保存在不同頁面與帳戶。將有效做法整理成團隊共用 playbook，其他同事便有一個共同起點。
例如把會議紀錄整理成跟進清單，指引可以要求 AI 保留已確認的負責人和期限，標示缺少的資料，再由人核對。這是流程設計示例，並非自動發送或修改紀錄的授權。
Notion 將 Skills 定義為教授 AI 處理特定工作的可重用指令。團隊仍需要試用、覆核及更新，讓共用方法跟着實際工作調整。
怎樣知道企業 AI 轉型有沒有幫助？
先記錄一項工作的現況，再用相同任務檢視改動後的表現。完成一個 dashboard 或新增一批指引，都可以作為進度；工作是否更容易完成，則需要另行觀察。
可以從五項日常工作變化開始觀察：協作是否更清晰、找資料是否更快、交接能否沿用指引、管理時是否少了補問，以及 AI 成果是否可以重用。先選最切身的一項，較容易持續記錄。
若採用圖中的 14 天啟動節奏，可以先選定工作及記錄現況，安排同事試用，再集中檢視問題和修改。14 天提供一個回顧時間點，整體轉型需要多久，仍要看工作範圍和使用情況。
小練習：把一項重複工作畫成五格
選一項團隊經常處理的工作，寫下「工作入口 → 可信資料 → 處理方法 → 人工覆核 → 下一步」。每格只填目前真正存在的內容，缺少的地方便是可以開始改善的位置。
接着問：入口是否容易找到？資料由誰維護？結果由誰確認？這個小練習可以幫助你判斷，第一步需要整理資料、補充指引，還是測試 AI。
常見問題（FAQ）
企業 AI 轉型可以從哪裏開始？
從一項重複工作開始，整理它需要的資料、負責人和完成標準。讓同事試用共用入口與指引，再檢視 AI 可以協助哪個步驟，以及結果由誰核對。
用 Notion 建立公司知識庫，需要搬走所有 Google Drive 文件嗎？
可以先用公司首頁連回 Google Drive 的原始文件，整理用途、工作情境及更新責任。是否遷移文件，要按權限、協作方式和維護需要決定。
Company AIOS 能在 14 天內完成企業轉型嗎？
圖中的 14 天是啟動與試用節奏，用來開始使用及集中檢視問題。它沒有承諾在 14 天內完成整體轉型；實際成效需要持續觀察。
公司一定要做到 AI Transformation Model 的 Level 4 嗎？
可以按工作需要選擇合適層次。同一家公司不同工作可以處於不同層次，先讓當前流程穩定運作，再評估新增自動化是否有價值。
打開工作空間後，能找到資料、知道怎樣處理，也清楚由誰確認結果，團隊就有了可以每天沿用的工作起點。先讓這一項工作走得順，再考慮下一步。
若你正在整理第一個工作系統，可以接着看 Notion 系統設計四步框架，由用途反推資料和 views。
