Roy PunNotion 系統設計：用四步框架，由需求建立每天會用的 Workspace（2026）
Notion 系統設計最容易卡住的地方，是開了新頁面，卻不知道應該先放甚麼。任務系統、CRM、content planner，我都用同一套四步做法開始。
想整理工作，打開 Notion 後卻先選 icon、改顏色、調 columns，做完才發現自己仍然不知道今天要做甚麼。版面有了，用途卻未定清楚。
我建立系統時，會先回答四條問題：它要解決甚麼問題？需要哪些資料？甚麼時候要看哪些資料？怎樣安排，才容易每天使用？這篇文章把我的四步框架拆開，用一個任務管理例子帶你建立第一版。
Notion 系統設計，第一步要想清楚甚麼？
先寫出這個系統要幫你作哪個決定。用途越具體，你越容易判斷一個 database、property 或 view 是否值得加入。
步驟 1：Purpose，定義一個反覆出現的問題
「想把工作整理好」仍然太闊。把它縮成「每天開始工作時，我能看到今天需要處理的任務」，你就有一個可以檢查的目標。
這是示範用途，你可以換成自己的情境：開會後知道誰跟進甚麼、開始寫文章時找到相關素材，或每星期知道哪些 project 卡住了。
我通常會問自己：
- 這個問題是否每星期都出現？
- 做好之後，我會少做哪個重複動作？
- 打開系統後，我應該能作出甚麼決定？
如果一句話仍然說不清用途，我會先停下來。當用途清楚，之後每一個設定才有判斷準則。
怎樣決定 Database 和 Properties？
由你需要作的行動反推資料。每個 property 都應該支持一個決定、操作或 view，這樣才容易維持更新。
步驟 2：Assemble，收集最少需要的資料
Database（資料庫）用來保存同一類項目，property 用來描述每個項目。以剛才的任務例子，第一版可以只建一個 Tasks database，保留名稱、Status 和 Due Date。
這三項已經能回答：這是甚麼事？做到哪裏？甚麼時候需要完成？如果你的安排確實需要比較先後，再加入 Priority。
我會在新增一個 property 前，先問哪個 view 或行動會使用它。答不出來，就先留待日後。
當兩類資料經常一起使用，才考慮加入 relation。例如你需要知道任務屬於哪個 project，可以把 Tasks 連到 Projects；若目前只有一份簡單清單，先用一個 database 也能開始。
固定內容怎樣重用？
Database template 可以重用頁面的結構。以會議筆記為例，你可以預設議題、決定和跟進事項三個區塊，之後每次建立新頁面時套用。
截圖來自 Notion 官方 Database templates 說明，展示 template 的建立入口。這是官方範例，並非我的私人 workspace。
先有穩定的使用需要，再把重複結構放入 template，維護時會容易得多。
怎樣令同一份資料回答不同問題？
用 views 按情境呈現同一份資料。每個 view 先有一條要回答的問題，再設定 filter、sort 和顯示的 properties。
步驟 3：Visualise，讓每個 View 回答一條問題
任務管理的第一版可以設兩個 view：
- Today 回答「今天有哪些未完成任務？」
- Inbox 回答「有哪些任務尚未安排日期？」
Today 可以按 Due Date 篩選今天，再排除已完成項目。Inbox 可以篩選未有 Due Date 的任務。這些是示範設定，請按自己的 Status 選項和工作習慣調整。
截圖來自 Notion 官方 Views、filters 和 sorts 說明。你可以先用 table 看清資料，再按需要選擇其他 view 類型。
Filter 和 sort 改變資料的呈現方式，篩選後看不到的項目仍然保留在來源。若你在 view 中編輯或刪除項目，則會改動資料本身，這兩種操作需要分清楚。
我會保留一個能查看全部項目的 view，方便找回暫時被 filter 隱藏的資料。當畫面不如預期，先查 filter 條件，通常比重建 database 更有用。
甚麼時候才整理 Dashboard 版面？
當資料和 views 已經能支持工作，就開始整理入口和視覺層次。版面要幫你快速找到下一個動作，也要讓你願意持續使用。
步驟 4：Enhance，讓第一眼看到需要做的事
我會把「現在要做的事」留作焦點，把相關資訊放在一起，其餘放進下一層頁面、toggle 或 tab。命名、icon 和顏色也盡量一致，避免每個區塊都要重新理解。
完成版面後，檢查三件事：
- 第一眼能否找到今天的任務？
- 新資料由哪個入口加入，入口是否清楚？
- 手機打開時，最常用的動作是否容易找到？
這一步也包括刪減呈現上的重複。若兩個 view 回答相同問題，可以先留一個；需要完整資料時，再打開來源 database。
整理前：每次都重新尋找
首頁放了完整的清單和各種連結。開始工作時，先找今天的任務，再翻頁查看它屬於哪個 project。
整理後：按使用情境安排
Today 顯示今天需要處理的項目，Inbox 接收待安排的任務；相關資料保留在來源，需要時再打開。
小練習：寫出你的第一版四步 Checklist
挑一個本星期重複出現的工作問題，用下面四句填空。先把需要寫清楚，然後建立最小版本。
- Purpose：「當我＿＿時，我需要知道＿＿。」
- Assemble：「要作這個決定，我需要保存＿＿。」
- Visualise：「這個 view 要回答＿＿，因此需要篩選＿＿。」
- Enhance：「打開第一眼，我希望先看到＿＿。」
接着放入一項真實但不敏感的資料，走一次「加入、找到、處理」的流程。你能順利走完，第一版就有使用價值。
我自己的 dashboard 也會邊用邊調整。同一個位置反覆卡住，才把它記下來，集中處理。先用起來，你才會知道甚麼值得改善。
常見問題（FAQ）
Notion 系統設計一定要開很多個 database 嗎？
可以由一個 database 開始。當你需要分開管理不同類型的資料，並且經常一起使用它們，才加入其他 database 和 relation。
Notion 新手應該先用 template 還是自己建立？
兩個方法都可以，先看 template 是否配合你的用途。你可以用四步框架檢查現成 template，先使用與目前 workflow 有關的部分。
Notion 的 filter 會刪除被隱藏的資料嗎？
Filter 只決定哪些項目出現在 view 中。編輯或刪除 view 裏的項目會改動來源資料，因此建議保留一個查看全部項目的 view 作核對。
Notion dashboard 越做越複雜，應該怎樣整理？
先重新寫出每個 view 要回答的問題。用途重複或近期沒有使用的區塊可以先收起，把最常用的入口留在第一層，再觀察是否足夠。
四步做完後，給自己一段實際使用的時間。每天少找一次資料、少重複填一格，就是可以繼續改善的起點。想看看首頁如何承接這些 views，可以接着讀 Notion 首頁設計。
