Notion CRM 教學：用客戶資料、跟進日期及三個 View 管理查詢（2026）

Notion CRM 教學，先從一個可更新的客戶 database 開始。CRM 是 Customer Relationship Management，即客戶關係管理；初版可以集中處理聯絡資料、目前階段及下一次跟進。

以下使用一套教學建議欄位，適合用示例資料練習。它們並非我的私人 workspace 欄位，也未聲稱與某位客戶的實際系統完全相同。

Notion CRM 教學：第一個 Database 要記錄甚麼？

每一列先代表一個客戶或潛在客戶，保持資料單位一致。若同一客戶有多個獨立商機，日後可以再評估是否需要另一份 Deals database。

步驟 1：建立 Clients 和基本欄位

建立 table database，命名為 Clients。下面是一個入門範例，你可以按流程刪減；聯絡資料只保存實際需要的內容。

Stage 名稱是教學示例，請改成團隊能一致理解的階段。若你獨自使用，可以先省略 Owner；若一列代表公司，多位聯絡人的管理方法則需要另行安排。

截圖是官方示例，公司名稱、姓名、email 及電話已遮蔽，欄位與本文建議未必完全相同。功能依據見 Notion 官方 CRM 指南。

怎樣把名單變成每天會用的跟進入口？

先建立一個待跟進 view，集中看需要處理的紀錄。View（視圖）呈現同一份資料；你可以在不同 view 查看及更新同一項客戶紀錄。

步驟 2：建立 Follow-ups View

在 Clients 新增 table view，命名為 Follow-ups。初版可先篩選仍在跟進的 Stage，再按 Follow-up Date 由早到遲排序。

把 Name、Next Action、Follow-up Date 和 Owner 放在易讀的位置。日期留空的紀錄要另外核對，可以建立一個篩選 Follow-up Date 為空的 view，查出遺漏。

若想只看今天或已逾期的紀錄，再加入日期 filter。介面可能提供不同相對日期選項，設定後用昨天、今天、未來及空日期各一筆示例測試，確認顯示結果符合你的規則。

步驟 3：建立 Pipeline Board

新增 board view，命名為 Pipeline，按 Stage 分組。這個入口方便查看查詢分佈，也可以更新紀錄階段。

截圖來自 Notion 官方 Views、filters、sorts & groups。畫面是功能示例，並非已完成的本文 CRM。

Stage 要有共同定義，例如「Active」代表已開始服務，還是只代表仍在討論。團隊先確認定義，才容易讀懂看板。

步驟 4：建立 Active Clients View

新增一個只顯示有效客戶的 view，以你已定義的 Stage 作條件。保留負責人、最近聯絡和下一步，方便由新查詢交接到服務期。

先用同一筆示例紀錄改變 Stage，確認它在各 view 的出現和消失符合預期。這個測試能辨認 filter 有沒有設錯。

客戶頁面內，怎樣保存聯絡紀錄？

初版可以在每個客戶頁面用固定格式記錄日期、討論重點和待確認事項。當聯絡紀錄需要獨立搜尋或跨客戶整理，再評估另建 Meetings database。

同理，Clients 與 Projects 可以透過 relation 連接。Relation 保存頁面之間的關係，先確定 project 屬於哪個客戶，再設計呈現方式；具體設定可讀現有 Relation 教學。

我的公開一人公司案例包含潛在客戶流程、項目管理和聯繫中心。本文把初版教學集中在跟進入口，完整案例則可參考 一人公司的內容及客戶系統。

跟進日期會自動發送電郵嗎？

本文的設定用來記錄及呈現下一次跟進。日期、filter 和排序本身未建立自動寄信流程；通知或其他自動化需要另外設定及測試。

每次實際聯絡後，更新 Last Contact、Next Action 和 Follow-up Date。這個更新習慣，是名單能否反映目前情況的關鍵。

分享時也要留意權限：filtered view 用來呈現資料，不能單靠它假設其他客戶紀錄已被隔離。正式共享前，按 Notion 的實際權限設定，用接收者帳戶核對能看見的範圍。

小練習：用四筆示例測試跟進清單

建立四筆虛構練習紀錄，把 Follow-up Date 分別設為昨天、今天、下週及空白。套用你的 filters，再改一次 Stage，確認沒有漏掉需要處理的紀錄。測試完成後才匯入真實資料。

常見問題（FAQ）

先讓每筆紀錄帶出一個清楚的下一步，CRM 就有了日常用途。需要把客戶連到項目時，可以閱讀 Notion Relation 教學。