一人公司的內容及客戶系統

客戶面對的挑戰

• 內容散落於多個獨立工具（Substack、Trello、Google Docs、行銷日曆），客戶形容為「a hodgepodge of different silos」
• 內容構思、製作流程與發佈排程各自為政，重複操作多，欠缺整體可見性
• 希望由 Substack 過渡至自訂的 AI 工作流程，卻不知從何入手
• 屬視覺型用家，過往慣用 Trello 的看板，需要一目了然的版面，並要能在手機上操作
• 一個人打理生意，渴望簡單，但深明化繁為簡才是最難的一步

解決方案

設計思路

• 前端與後端分離： 後端以少量但結構嚴謹的資料庫儲存資料，前端再以不同 view 呈現，做到一次輸入、多處運用
• 收窄資料庫數量： 貫徹 Second Brain 精神，把內容構思、製作與行銷日曆合而為一，避免重複
• 保留彈性： 以 Notion 作為組織層，不取代客戶現有的創作工具（例如 Google Docs），改以連結方式整合

核心組件

1. Content Hub 主資料庫： 以單一資料庫取代原本分開的 Content Ideas、Content Production 與 Marketing Calendar
2. 結構化屬性： Status（Ideas、Not Started、In Progress、Published）、Platform（Email、Substack、Instagram、LinkedIn、Blog、YouTube）、Topic 及 Due Date，方便篩選與管理
3. 多重視圖： Ideas View 捕捉構思、Production Board 看板管理製作、Calendar View 安排發佈、Platform Views 按渠道分流，同時照顧視覺型操作與手機使用
4. 內容模板： 為 email、blog、social 等內容類型預設模板與 checklist，標準化製作流程
5. Client CRM： 延伸階段整合潛在客戶開發、項目管理與長期聯繫三大板塊

Client CRM 結構

• 潛在客戶漏斗： 以看板呈現整條銷售流程，由 New Lead、Book Discovery Call、Pending Decision 到 Booked Client，清楚追蹤每位潛在客戶所處階段
• 項目管理： 區分進行中與已完成項目，配合日曆與看板視圖，以客戶角色及服務標籤管理交付
• 聯繫中心： 按類別整理所有聯絡人，記錄最後聯絡日期與外展狀態，提醒客戶在適當時間主動跟進
• 快捷操作： 頁頂設置 New Lead、New Note 等按鈕，一鍵建立紀錄，降低日常操作門檻

客戶 Onboarding 工作流程

把客戶完整的服務流程拆解成標準化 checklist：由 discovery call、以 AI 整理通話摘要與電郵、建立 Google 資料夾、發送協議與發票，到 kick-off call、設計 newsletter 名稱與價值主張、以 Claude 協助翻譯與主題整理，再到 90 分鐘設置通話與 Loom 影片跟進，全程有清晰步驟可循。

成效

• 把原本散落多個工具的內容流程整合為單一 Notion Content Hub，大幅減少重複操作與工具切換
• 同步建立客戶 CRM，讓一人公司的潛在客戶開發、項目管理與客戶跟進有系統可循
• 以看板、日曆、gallery 等多重視圖滿足視覺型用家需要，並支援手機操作
• 全程以 Loom 非同步影片跨時區遙距交付
• 客戶主動錄製感謝影片，並提出延伸新階段的合作意向

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