Roy PunNotion 好用嗎？用了 3 年的真實心得：優點、缺點與適合誰（2026）
你有沒有試過，腦裏好像開着一千個 tab 關不掉？未做完 A，又想起 B，明明很努力，卻總覺得事情永遠做不完。我以前也是這樣。
最消耗我的，從來都是那種長期擔心漏做事情的感覺。因為不肯定自己有沒有忘記甚麼，所以就算放假，腦袋也停不下來。
後來我發現，問題出在我沒有一個地方，去放好我的 to-do、計劃和知識。沒有系統，就只能靠意志力硬撐，最後很容易 burnout。
我現在是 Notion Certified Admin 及 Notion Services Specialist，也在 Notion Marketplace 分享自己設計的 template。這篇文章整理我用 Notion 3 年的心得：Notion 好用在哪裏、缺點是甚麼、適合甚麼人，以及新手怎樣開始才不會半途而廢。
Notion 是甚麼？
Notion 是一個把筆記、文件、任務和 database 放在同一個 workspace 的工具。它的基本單位是 block：一段文字、一個清單、一張圖片、一個 database，都是一個 block，可以自由拖拉和組合。
我常常形容 Notion 像一盒 LEGO。它給你一堆積木，你可以砌出一本筆記簿，也可以砌出一套完整的個人管理系統。
Notion 好用在哪裏？我用了 3 年的 3 個原因
1. 一個地方放好 to-do、計劃和知識
用 Notion 之前，我的待辦事項、計劃和筆記分散在不同 app。每次要找一樣東西，都要先想它放在哪裏。
現在所有東西都在同一個 workspace，而且可以互相連結：一個 project 連着它的 tasks，一個 task 連着相關筆記。我不用再靠腦袋記住所有事情，心也定了很多。
Personal OS 公開模板的 Task Centre，使用示範資料。 2026 年 10 月 2 日截圖。來源
2. 系統由自己設計，貼合自己的工作方式
這是 Notion 最好用的地方。你可以按自己的需要建立 database、property 和 view，同一份資料可以用 table、board、calendar 或 gallery 去看。
我是一個 90% J 的 ESTJ，很需要掌控感。Notion 讓我設計出一套貼合自己的系統，工作更能集中，也重新釋放了時間，留給重要的人和事。
後來我把這套系統整理成 Personal OS，放上 Notion Marketplace，現在是 Personal Dashboard 類別排名第一的 template。
Personal OS 公開模板的 Projects board，使用示範資料。 2026 年 10 月 1 日截圖。來源
3. 資料整理得好，AI 才幫得上忙
到了 AI 年代，我更加肯定一件事：好的 input 才有好的 output。資料管理越亂，越難用好 AI；資料管理越清晰，AI 能幫到你的事就越多。
Notion 把資料整理成有結構的 database，AI 讀得明白，也用得上。我在 Notion 與 Claude 如何分工 一文裏，詳細寫了我怎樣把兩者配合使用。
Notion 的缺點是甚麼？
Notion 的優點和缺點其實來自同一個地方：它很自由。以下是我認為新手最需要知道的幾點。
- 上手需要時間：系統要自己設計，一開始面對一頁空白，很多朋友不知道從何入手。
- 離線要預先準備：Notion 自 2025 年 8 月起支援離線模式，但只限桌面版和手機 app，而且要先把頁面設為 Available offline。付費版會自動下載最近瀏覽和已收藏的頁面。
- 免費版有使用限制：每個上傳檔案上限 5MB，頁面版本紀錄保留 7 日。一個人使用時 block 數量不設上限，但 workspace 有兩位或以上成員時，block 數量會有限制。
- 容易越整越複雜：因為甚麼都可以做，很容易一直加 database、加功能，花在整理系統的時間比用系統的時間還多。
Notion 適合誰？不適合誰？
✅ 適合
想把工作、計劃和知識集中在一個地方；願意花一點時間建立自己的系統；想將來配合 AI 使用自己的資料。
⚠️ 未必適合
只想要一個打開就寫的簡單筆記 app；經常在沒有網絡的地方工作；完全不想花時間設定。
如果你屬於左邊，Notion 值得一試。如果你屬於右邊，也沒有問題，選一個簡單的工具，用得長久比用得複雜重要。
新手如何開始用 Notion？3 個步驟
我見過很多朋友下載了一堆 template，看了很多教學，自己的系統卻始終建立不起來。我的做法是由一個真實問題開始，邊用邊改。
步驟 1：選一個真實問題
先問自己：現在最困擾我的是甚麼？可能是待辦事項太亂，可能是讀過的書記不住。只選一個。
步驟 2：用一個 database 解決它
為這個問題建立一個 database，例如 Tasks。只加你真正會用的 property，例如 Status 和 Due Date。用一至兩個星期，確保自己真的每天打開它。
步驟 3：用順了才擴展
當第一個 database 用得順手，才加第二個，再用 relation 把它們連起來。系統是慢慢長出來的，不需要第一日就完美。
想找第一個 project 的靈感，也可以參考 10 個週末就可以完成的 Notion project。
小練習：你的腦裏現在開着多少個 tab？
今天可以花五分鐘做這個練習：
- 寫下此刻腦裏所有未完成的事情
- 在每一項旁邊，寫下它現在記錄在哪裏（app、紙、電郵，還是只在腦裏）
- 數一數，一共分散在多少個地方
如果答案超過三個，或者有不少事情只存在腦裏，一個集中的系統會幫你把心放下來。
常見問題（FAQ）
Notion 免費版夠用嗎？
個人使用的話，免費版已經足夠入門。一個人使用時，頁面和 block 數量不設上限。主要限制是每個上傳檔案上限 5MB、頁面版本紀錄保留 7 日，以及多人協作時的 block 數量限制。需要上傳大檔案或多人協作時，才需要考慮付費方案。
Notion 有中文版嗎？
有。Notion 的介面支援繁體中文和簡體中文。在 Settings 的 Preferences 裏，於 Language & Time 選擇語言即可。手機 app 的語言會跟隨手機系統設定。
Notion 可以離線使用嗎？
可以，但要預先準備。離線模式只適用於桌面版和手機 app，網頁版不支援。你需要在頁面右上角的選單開啟 Available offline。付費方案會自動下載最近瀏覽和已收藏的頁面。離線時 embed、form、button 等需要網絡的 block 無法使用。
Notion 難學嗎？
基本操作不難，打字、加清單、建立頁面很快就會。需要時間的是設計自己的系統，例如 database、relation 和 view。由一個真實問題和一個 database 開始，會比一次過學齊所有功能容易得多。
Notion AI 要另外付費嗎？
Notion 官方說明指出，免費版和 Plus 方案的 Notion AI 用量有限，主要供試用。想持續使用 Notion AI，需要升級到包含 AI 的方案。方案內容會不時調整，請以 Notion 官方定價頁為準。
由被生活推着走，到自己掌控生活
Notion 對我最大的意義，是讓我終於有一個地方放好所有事情。腦袋不用再開着一千個 tab，我可以專心做眼前的事，也可以安心休息。
它需要一點時間上手，但打好基礎之後，回報很長久。如果你想看我用 Notion 3 年後，在人生方向上的反思，可以再讀 我用 Notion 管理人生三年後，學到的三件事。
