Roy PunEN

案例分享 · 自動化

報價及 Invoice 自動化

為一間香港辯論教育機構建立 Make.com × Google Sheets 自動化系統，報價單與 Invoice 由每張一至兩小時人手處理，簡化至「填一次表、一鍵生成 PDF 與 Gmail 草稿」。

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自動化設計 · 工作流程審視 · Google Sheets、Make.com

客戶面對的挑戰

  • 報價單與 Invoice 全靠人手填寫、調整格式及逐份發送，每張耗時約一至兩小時
  • 各間學校的收費模式與單價各有不同，堂數及應收金額需逐一人手計算，容易出錯
  • Invoice 的發出狀態與紀錄分散於多個試算表，缺乏統一紀錄，難以追蹤哪張已發出、哪張仍待收款

背景： 客戶是一間香港辯論及演講培訓機構，為全港多間中小學提供中文辯論隊、興趣班及比賽訓練課程。隨著合作學校增加，行政工作量急速膨脹。創辦人需親自處理大量重複的報價與收費工作，佔用了本應投放於課程設計與業務拓展的時間。

解決方案

設計思路

  • 客戶只需於 Google Sheets 填寫資料，系統於後台自動生成 PDF 及電郵草稿，將操作步驟減至最少
  • 先採用「草稿模式」讓客戶審核後才發送，熟悉後可逐步轉為全自動，在效率與控制之間取得平衡
  • 所有郵件透過客戶自己的 Gmail 帳戶發送，避免被當作垃圾郵件
  • 採用 Make.com，工具成本近乎免費；同類方案約 HK$1,560／月

核心組件

  1. Google Sheets Invoice Dashboard： 以五個分頁（學校資料、堂數記錄、Invoice Dashboard、比賽及額外服務、Invoice 歷史）整合所有報價與收費資料，按各校收費模式與單價自動計算堂數及應收金額
  2. 一鍵生成 Invoice PDF： Make.com 讀取 Dashboard 資料，自動套入 Google Docs Invoice 模板並輸出 PDF
  3. 自動建立 Gmail 草稿： 系統透過客戶自己的 Gmail 帳戶建立附有 Invoice PDF 的郵件草稿，客戶審核後即可發送
  4. 狀態與紀錄自動回寫： 每次生成後自動將發出狀態及 PDF 連結寫回 Invoice 歷史分頁，集中追蹤每張 Invoice

Make.com 自動化流程：由 Google Sheets 讀取資料，生成 Google Docs Invoice，存入 Google Drive，再建立 Gmail 草稿

成效

  • 節省時間： 報價單及 Invoice 由每張人手處理一至兩小時，縮減至填表後一鍵生成
  • 工具成本比較： 本方案工具成本近乎免費，同類方案約 HK$1,560／月
  • 處理容量： Make.com 每月 1,000 credits，每次自動化約消耗 3 至 5 credits，每月可免費執行約 200 至 330 次
  • 流程轉變： 行政流程由分散的人手操作整合為單一、可追蹤的自動化系統，創辦人可以專注課程與業務發展
  • 合作體驗： 客戶在項目過程中思路更清晰，對自動化的可能性更有信心

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